ИЗДАТЕЛЬСКИЙ ДОМ "БиНО" Рассылка "Силовые ведомства: финансово-хозяйственная деятельность"
Здравствуйте, уважаемые читатели! Этот выпуск содержит статью из журнала "БиНО: Силовые ведомства" N 8/2008 Смотрите в конце выпуска:
Выплаты, связанные с разъездным характером работы И.В. Алексеева, специалист Департамента консультационных услуг государственному сектору компании ФБК Е.В. Виговский, советник налоговой службы III ранга Компенсация расходов при служебных разъездах Экономический смысл компенсации расходов Трудовым законодательством предусмотрены не только надбавки и доплаты в связи с особыми условиями труда, которые входят в систему оплаты труда, но и компенсации фактических затрат работника, чья деятельность связана со служебными поездками. В этом случае работнику возмещаются уже потраченные собственные средства в служебных поездках или его будущие расходы, если денежные средства выдают под отчет (предварительная компенсация). Таким образом, работник никаких личных доходов или выгод при этом не получает. Предварительная компенсация затрат (с последующим представлением отчета о целевом расходовании полученных средств) более целесообразна, учитывая высокую стоимость проезда даже в общественном транспорте. Ведь у работника может не быть собственных денежных средств на оплату расходов, связанных со служебными поездками. Установление компенсаций в бюджетном учреждении Как конкретно компенсировать работникам их затраты на служебные поездки, трудовое законодательство не устанавливает. В статье 168.1 ТК РФ сказано только, что работодатель возмещает связанные со служебными поездками: – расходы по проезду; – расходы по найму жилого помещения; – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие); – иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. Как и в случае с надбавками, в учреждении должен быть принят локальный акт, регламентирующий порядок компенсации затрат, связанных со служебными поездками. Если главный распорядитель средств бюджета установил для подведомственных бюджетных учреждений единый порядок компенсации работникам указанных затрат, то локальный акт учреждения должен быть согласован с этим документом. Кроме того, перечень работ, профессий, должностей работников, совершающих служебные поездки, приводится в коллективном договоре и соглашениях. Размер и порядок возмещения расходов в связи со служебными поездками могут также устанавливаться в трудовых договорах. За счет каких источников производятся компенсационные выплаты Источником возмещения затрат работника на служебные поездки могут быть как средства бюджета, так и средства от деятельности, приносящей доход. Это зависит от того, в рамках какой деятельности совершаются служебные поездки. Если затраты возмещаются за счет бюджета, то порядок и размер возмещения могут регламентироваться нормативными актами органов государственной власти и муниципальными правовыми актами. Если же такие документы отсутствуют, то учреждение самостоятельно устанавливает, как будут компенсироваться затраты работника. На основании каких первичных документов начисляется компенсация Согласно статье 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Поэтому издавать приказ на командировку и выписывать командировочное удостоверение в случае служебных поездок не нужно. Тем не менее, чтобы обосновать произведенные расходы, можно разработать специальную форму отчета. В этом отчете работники будут указывать, сколько дней они находились в служебных поездках, сколько и на что потратили в связи с поездками. Как часто нужно составлять такой отчет, устанавливает само учреждение. Это зависит от различных условий, в частности, от интенсивности разъездов. Необходимо установить также, какими документами будут подтверждаться произведенные расходы. Обратите внимание на то, что в Трудовом кодексе РФ речь идет именно о возмещении затрат (фактических или планирующихся), обусловленных служебными поездками. При этом суточные выплачиваются только тогда, когда сотрудник не имеет возможности возвращаться домой из поездки и арендует жилье для ночлега (то есть суточные выплачиваются вместе с компенсацией оплаты жилья). Или, например, еще одна часто встречающаяся ситуация: учреждение приобретает за свой счет и выдает своим работникам, совершающим служебные поездки, проездные билеты или обеспечивает их служебным транспортом. Разумеется, возмещать работнику затраты на проезд в этом случае не придется. Следует иметь в виду, что если сотруднику разрешено использовать для служебных поездок личный автотранспорт, то такие затраты компенсируются согласно Трудовому кодексу РФ отдельно. Несмотря на то что размеры суточных и компенсаций за проживание при служебных разъездах не нормируются на законодательном уровне и устанавливаются учреждением самостоятельно, по нашему мнению, лучше, если такие выплаты не будут превышать установленных законодательством норм при служебных командировках. Дело в том, что в некоторых случаях трудно отграничить работу разъездного характера от служебных командировок. Допустим, работник несколько раз в неделю совершает поездки по производственной необходимости в город, расположенный на большом расстоянии от места, где он работает и проживает, и там ночует. Если учреждение решит, что такие поездки должны оформляться не как командировки, а как разъезды, то работнику в любом случае могут компенсироваться суточные расходы и расходы на оплату жилья. Причем разумнее это делать в соответствии с нормами для служебных командировок. Тогда данные расходы будут экономически обоснованны и будет соблюден принцип экономии бюджетных средств. Не лишним будет соблюдение таких ограничений и в случае осуществления данных выплат за счет средств от деятельности, приносящей доход. Ведь на экономическую обоснованность данных расходов налоговые органы также обратят внимание. Поэтому помимо указанных выше документов для оформления служебных разъездов (локальный нормативный акт с перечнем должностей, трудовой или коллективный договоры с перечнем расходов и сумм компенсаций, должностные инструкции сотрудника с указанием необходимости служебных поездок) лучше составлять также документы, подтверждающие расходы. В частности, обоснованность размера компенсации работнику могут подтвердить следующие внутренние документы, разработанные в организации: – журнал учета служебных заданий, в котором указано, куда и с какой целью ездил сотрудник; – маршрутный или путевой лист; – журнал учета поездок. Расходы по проезду и найму жилых помещений следует возмещать на основании проездных билетов, квитанций, чеков и т.п. Налогообложение НДФЛ По мнению Минфина России, выраженному в письме от 29 августа 2006 г. N 03-05-01-04/252, стоимость проезда, проживания, оплата суточных и иных подобных затрат приравнена статьей 168.1 ТК РФ к компенсациям. Следовательно, такие выплаты в соответствии со статьей 217 НК РФ освобождены от обложения НДФЛ (в пределах норм, установленных законодательством). ЕСН По вопросу налогообложения ЕСН сумм возмещения затрат работника в связи со служебными поездками Минфин России дал разъяснения в письме от 14 февраля 2008 г. N 03-04-06-02/10. В данном письме Минфин России, ссылаясь на подпункт 2 пункта 1 статьи 238 НК РФ, напоминает, что не подлежат налогообложению все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных в том числе с выполнением трудовых обязанностей. Поэтому если в коллективном договоре, соглашении, локальных нормативных актах или трудовом договоре установлено, что работа физических лиц по занимаемой должности носит разъездной характер, то возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками этих лиц, не облагается ЕСН. В остальных случаях компенсации подлежат обложению в установленном порядке. Налог на прибыль Если учреждение занимается деятельностью, приносящей доход, ему надо учесть, что согласно статье 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся любые выплаты в пользу работников, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным или трудовым договорами. Законодательство не ограничивает размер возмещения за разъездной и подвижной характер работы, в связи с этим данные компенсационные выплаты могут быть включены в расходы в полном размере. Однако в соответствии со статьей 252 НК РФ компенсации, как и любые расходы, должны быть экономически обоснованны и подтверждены документами. Если размеры возмещения расходов установлены в твердых суммах, то их подтверждением будет соглашение, коллективный и трудовой договор, локальные нормативные акты, в которых приведены эти суммы, а также кассовые документы на выплату денежных средств работнику. Расходы с нефиксированными суммами – по проезду и найму жилых помещений – следует возмещать, как мы уже сказали, на основании соответствующих документов (проездных билетов, квитанций, чеков и т.п.). В полной версии статьи в журнале "БиНО: Силовые ведомства" N 8/2008 читайте также: Виды служебных поездок Надбавки и доплаты за служебные разъезды Экономический смысл надбавок за разъезды Установление надбавок в бюджетных учреждениях Какие первичные документы являются основанием для начисления надбавок и доплат За счет каких источников выплачивают надбавки Налогообложение Налоги с заработной платы Налог на прибыль Судебно-арбитражная практика
Содержание журнала
"БиНО: Силовые ведомства" N 8/2008 Выплаты, связанные с разъездным характером работы Оплата сверхурочных работ Компенсации за время прохождения работниками медицинских осмотров, связанных с исполнением воинской обязанности Углубленные медосмотры работников Санкционирование оплаты денежных обязательств органами Федерального казначейства в 2008 году Карточки образцов подписей Планирование выездных налоговых проверок: концепция ФНС России и ее воплощение на практике Утвержден регламент бесплатного информирования налогоплательщиков налоговыми органами Дополнительные возможности и преимущества изучения ответов на вопросы с помощью "БиНО: БЭС" Административная реформа: финансовый аспект Новое в законодательстве Кроссворд "Прием сотрудника на работу"
Подписка на наши издания Подписка на почте Оформить подписку можно в любом почтовом отделении, воспользовавшись одним из подписных каталогов.
С подписными индексами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/standart Подписка в Издательском доме Удобный и быстрый способ подписки – в отделе подписки нашего Издательского дома. Подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
С ценами на наши издания можно ознакомиться на сайте: http://bino.ru/subscription/redaction Альтернативная подписка Оформить подписку в регионах можно у наших представителей. Здесь так же, как и в Издательском доме, подписавшись в любом месяце на текущий год, вы получите все номера начиная с 1-го.
Каталог наших региональных представителей и их координаты смотрите на сайте: http://bino.ru/subscription/alter
Наши электронные рассылки: | 
